Administrasi perkantoran office administration / office management adalah serangkaian kegiatan dalam hal merencanakan, mengorganisasi mengatur dan menyusun, mengarahkan, mengawasi, mengendalikan sampai dengan melaksanakan secara tertib suatu hal. Dalam sebuah organisasi, kegiatan administrasi perkantoran memegang peranan yang sangat penting dalam terciptanya kegiatan organisasi yang efektif dan efisien. Nah untuk mengetahui lebih mendalam tentang office administration, mari simak pembahasan-nya dengan seksama! Pengertian Administrasi Terdapat 3 pendekatan dalam menjelaskan tentang pengertian dari administrasi, yaitu sebagai berikut. 1. Secara Etimologis Secara etimologis kata administrasi berasal dari bahasa Inggris yaitu “administration” yang mempunyai bentuk infinitif “to administer”. Kata “to administer” dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English tahun 1974 diartikan sebagai “to direct menggerakkan” atau ”to manage mengelola”. Dalam bahasa Belanda kata administrasi adalah “administratie” yang memiliki pengertian mencakup tata usaha, manajemen dari berbagai kegiatan organisasi, dan manajemen dai sumber daya. Sumber daya yang dimaksud misalnya seperti finansial, personil, dan gudang. Pengertian, istilah, dan juga hakikat dari administrasi di Indonesia berawal atau berasal dari Eropa Barat atau Eropa Kontinental melalui penjajahan yang dilakukan oleh bangsa Belanda. Pada masa tersebut kata administrasi diartikan sebagai tata usaha. Hal tersebut dikarenakan orang pribumi pada saat itu diberi pekerjaan dalam bidang tata usaha, maka kegiatan administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha. Pengertian administrasi sebagai tata usaha merupakan dalam arti sempit. Hal tersebut dikarenakan masih terdapat makna lain dari kata “administratie” yaitu Bestuur atau manajemen dari berbagai kegiatan atau manajemen dari berbagai sumber daya seperti personil, material, gudang, finansial, dan lain atau pengaturan berbagai tugas atau atau tata atau memberikan bimbingan. 2. Dalam Arti Sempit Administrasi dalam arti sempit adalah suatu penyusunan dan juga pencatatan data dan informasi secara sistematis yang dimaksudkan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan mendapatkannya kembali secara keseluruhan. Data dan informasi yang dimaksud adalah berkaitan dengan berbagai macam kegiatan organisasi, baik untuk kepentingan intern atau ekstern. Dalam arti sempit administrasi lebih tepat disebut sebagai tata usaha. Kegiatan dari tata usaha ini adalah pengelolaan data dan informasi yang keluar dari dan masuk ke dalam organisasi. Kegiatan tersebut terdiri dari PenerimaanPencatatanPengklasifikasianPengolahanPenyimpananPengetikkanPenggandaanPengiriman informasi dan data Tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan ketatausahaan disebut dengan kantor. Kantor adalah suatu unit kerja yang terdiri dari ruangan, personil, peralatan, dan operasi pengelolaan informasi. Berbagai kegiatan yang ada di dalam tata usaha bisa dirangkum menjadi 3 kelompok, yaitu sebagai berikut. Korespondensi Correspondence Korespondensi disebut juga kegiatan surat – menyurat. Korespondensi adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan, sampai dengan pengiriman informasi kepada pihak yang dituju. Kegiatan korespondensi akan menjadi berarti jika informasi yang dikirim mendapatkan jawaban atau balasan dari pihak yang dituju. Surat adalah salah satu alat atau sarana yang digunakan untuk mengirim atau memberikan informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, atau pun pertanyaan. Ekspedisi Expedition Ekspedisi adalah suatu kegiatan untuk mencatat berbagai informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern atau ekstern organisasi. Hal tersebut dengan tujuan untuk dapat memudahkan mengetahui atau membuktikan bahwa suatu informasi yang diperlukan sudah dikirim atau diterima oleh orang yang dituju. Pengarsipan Filing Pengarsipan adalah suatu proses pengaturan dan juga penyimpanan informasi dan data secara sistematis sehingga bisa dengan mudah dan juga cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Informasi tersebut bisa berupa warkat records. Warkat adalah berbagai catatan tertulis dan bergambar yang dapat memuat keterangan tentang suatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk membantu mengingat. Ada pepatah yang mengatakan bahwa “orang bisa lupa, namun warkat selalu ingat”. Arsip dapat diartikan sebagai suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis. Oleh karena itu apabila dibutuhkan bisa dengan cepat ditemukan. Kegiatan pengarsipan ini adalah kegiatan tata usaha dan dipandang sebagai suatu kegiatan intern yang melibatkan personil serta sarana dan prasarana tata usaha dalam kerangka kerja sama. Pengarsipan dilakukan dengan tujuan untuk tercapainya tertib administratif dalam hal informasi. Dengan demikian akan memperlancar arus informasi khususnya, baik dalam proses komunikasi atau pun dalam proses pengambilan keputusan decision making process. 3. Dalam Arti Luas Untuk lebih memahami tentang pengertian dari administrasi secara luas, berikut merupakan pengertian administrasi menurut para ahli. The Liang Gie 1980 “Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bekerja sama mencapai tujuan tertentu.” Sondang P Siagian 1980 “Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh 2 orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya.” Stephen P Robbins 1983 “Administrasi adalah keseluruhan proses dari berbagai kegiatan pencapaian tujuan secara efisien dengan dan melalui orang lain.” Dwight Waldo 1971 “Administrasi adalah suatu daya upaya manusia yang kooperatif, dan mempunyai tingkat rasionalitas tinggi.” Pengertian Manajemen Istilah dari manajemen berasal dari kata “management” yang mempunyai bentuk infinitif “to manage”. Terdapat istilah lain yang disebut – sebut sebagai asal – usul kata “management” yaitu dalam bahasa Latin, Perancis, dan Italia. Kata tersebut diantaranya manus, mano, manage / menege, meneggie, dan maneggiare. Di Indonesia kata “management” diartikan dalam beberapa istilah diantaranya seperti pengaturan, pengelolaan, pengendalian, pengurusan, pembinaan, penguasaan, kepemimpinan, tata pimpinan, ketatalaksanaan, dan lain sebagainya. Pengertian dari manajemen adalah suatu proses kegiatan yang dilakukan dengan tujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sudah ditentukan dengan cara memakai berbagai sumber daya yang ada dengan efisien dan efektif. Berikut ini merupakan beberapa aspek atau karakteristik yang bisa menjelaskan tentang pengertian dari manajemen. Manajemen Sebagai Proses Adalah serangkaian tahapan aktivitas yang bertujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan cara mendayagunakan berbagai sumber yang ada secara maksimal yaitu dengan efektif dan efisien. Manajemen Sebagai Suatu Fungsi Adalah serangkaian aktivitas yang berdasarkan pada suatu fungsi tertentu yang saling berhubungan dan bisa dilaksanakan secara bersamaan, sendiri atau saling mendahului tanpa menunggu selesainya aktivitas fungsi lainnya dengan tujuan untuk meraih tujuan organisasi. Manajemen Sebagai Kolektivitas Orang Pejabat yang mempunyai tanggung jawab pada pelaksanaan kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan sesuai dengan bidang atau unit yang dipimpinnya. Jabatan dalam organisasi meperlihatkan jabatan kepemimpinan dalam suatu organisasi, misalnya seperti manajer, sub manajer, dan supervisor. Jabatan tersebut bisanya disebut sebagai manajemen puncak, manajemen tengah, dan manajemen bawah. Manajemen Sebagai Suatu Sistem Adalah suatu kerangka kerja yang terdiri dari bidang – bidang atau unit atau komponen yang saling berkaitan, bergantung, dan terorganisasikan dalam kesatuan dengan tujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen Sebagai Suatu Ilmu Manajemen sebagai suatu ilmu mempunyai sifat interdisipliner dalam hal konsep, teori, metode, dan analisa-nya memakai bantuan dari berbagai ilmu misalnya seperti, ekonomi, sosiologi, statistik, atau pun matematik. Manajemen Sebagai Seni Adalah ketrampilan dalam mendayagunakan sarana dan prasarana, serta menggerakkan dan juga mengarahkan orang dalam kegiatan manajerial. Manajemen Sebagai Profesi Adalah bidang pekerjaan yang esoterik berdasarkan pada spesialisasi keahlian tertentu, misalnya sama seperti pada bidang kedokteran dan bidang hukum. Pengertian Kantor Kata kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu “kantoor” yang mempunyai arti ruangan tempat bekerja atau tempat instansi. Kemudian dalam bahasa Inggris berasal dari kata “office” yang mempunyai arti tempat untuk memberikan pelayanan atau ruang tempat bekerja. Pengertian kantor dapat dijelaskan dari sudut pandang yang berbeda yaitu secara dinamis dan secara statis. Secara dinamis, pengertian kantor adalah berbagai proses dalam menyelenggarakan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, atau pun pendistribusian data. Jadi dalam arti sempit kantor adalah tempat untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan administrasi. Secara statis, kantor dapat diartikan sebagai tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja, instansi, badan, atau pun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan,pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data. Pengertian Administrasi Perkantoran Pengertian dari administrasi dapat dengan dua pandangan yaitu, Secara sempit, administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, penyelenggaraan, dan pengawasan berbagai pekerjaan yang berkaitan dengan rung lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib. Secara luas, administrasi perkantoran adalah seluruh aktivitas teknis terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu bentuk kerjasama dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli Supaya lebih memahami tentang pengertian administrasi perkantoran, berikut ini adalah beberapa penjelasan yang disampaikan oleh para ahli. George Terry 1966 Dalam bukunya yang berjudul “Office Management and Control”, George Terry menjelaskan bahwa “Office management can be defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectives.”“Administrasi perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakan agar mencapai berbagai tujuan yang sudah ditentukan di awal.” Wlilliam Leffingwell dan Edwin Robinson 1950 Dalam bukunya yang berjudul “Textbook of Office Management” W Leffingwell dan E Robinson menjelaskan bahwa “Office management as a function, is that branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done.”“Administrasi perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan di mana pun pekerjaan itu harus dilakukan.” William Spriegel dan Ernest Davies Dalam bukunya yang berjudul “Principles of Business Organization and Operation”, William Spriegel dan Ernest Davies menjelaskan bahwa “Administrasi perkantoran adalah suatu pengarahan yang menyeluruh terhadap berbagai kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan.” Arthur Granger Dalam bukunya yang berjudul “National Office Management Associatio Report”, Arthur Granger menjelaskan bahwa “Administrasi perkantoran adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekam dari suatu organisasi.” W H Evans Dalam bukunya yang berjudul “Administrasi Perkantoran Modern”, W H Evans menjelaskan bahwa “Administrasi perkantoran sebagai suatu fungsi yang berhubungan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi, dan memori organisasi.” Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran Ruang lingkup atau bidang kerja administrasi perkantoran ini meliputi kegiatan yang ada di kantor dan sarana prasarana kerja perkantoran. Berikut ini merupakan ruang lingkup-nya. 1. Kegiatan Kantor Kegiatan kantor adalah suatu aktivitas yang selalu dilakukan dalam perkantoran yang dimana semakin luas tujuan dari suatu organisasi, maka akan semakin luas juga kegiatan perkantoran yang dilakukannya. Pada umumnya pekerjaan kantor terdiri dari berbagai macam kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan perkantoran. Berikut merupakan penjelasan dari beberapa kegiatan tersebut. Perencanaan Perkantoran Office Planning Perencanaan perkantoran adalah suatu proses untuk menetapkan arah tujuan dari kegiatan kantor, yaitu dengan cara melakukan peninjauan kembali terhadap berbagai faktor yang berpengaruh pada tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari 1 Perencanaan gedung. 2 Tata ruang kantor. 3 Penerangan atau pencahayaan kantor. 4 Ventilasi 5 Perlengkapan, peralatan, dan perabotan kantor. 6 Metode dan standarisasi pekerjaan kantor. 7 Anggaran budgeting perkantoran. 8 Standar kualitas kerja. 9 Sistem informasi dan telekomunikasi. Sumber Diah Wijayanti Sutha 20188 Pengorganisasian Perkantoran Office Organizing Pengorganisasian perkantoran adalah suatu pengaturan tentang berbagai macam fungsi dari organisasi dengan pelaksana yang menjalankan berbagai fungsi organisasi tersebut. Pengorganisasi perkantoran terdiri dari 1 Pembagian pekerjaan dan tugas. Hal tersebut dengan tujuan untuk lebih efisien dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi. 2 Pemeliharaan hubungan kerja yang baik. 3 Pengadaan / penyediaan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan jenis pekerjaan untuk dapat memudahkan dalam melakukan pekerjaan. Sumber Diah Wijayanti Sutha 20189 Pengarah Perkantoran Office Actuating Pengarah perkantoran adalah suatu aktivitas yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan juga efisiensi dalam melaksanakan kerja secara maksimal sesuai dengan target dan juga sasaran yang sudah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang dinamis dan sehat. 1 Melakukan pengawasan terhadap bawahan dengan menggunakan teknik yang efektif. 2 Memberikan motivasi terhadap bawahan dengan menggunakan teknik yang efektif. 3 Memberikan bantuan kepada tenaga kerja dalam memecahkan suatu masalah pada saat tenaga kerja sedang menghadapi kesulitan dalam pekerjaan. 4 Penyatuan antara visi misi tenaga kerja dengan organisasi. 5 Merancang cara komunikasi yang efektif dan efisien dengan para tenaga kerja. Hal tersebut bertujuan supaya komunikasi antara atasan dengan bawahanbisa berjalan dengan baik. 6 Pemakaian tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji dan upah kepada tenaga kerja. Sumber Diah Wijayanti Sutha 20189 Pengawasan Perkantoran Office Controlling Pengawasan perkantoran adalah suatu aktivitas untuk memastikan bahwa sasaran dan juga perencanaan bisa berjalan sesuai dengan tujuan yang sudah ditentukan. Objek dari pengawasan perkantoran terdiri dari 1 Pemakaian peralatan dan perlengkapan kantor. 2 Berbagai metode dan juga standarisasi kantor. 3 Kualitas dari pekerjaan kantor. 4 Pelayanan kantor 5 Waktu 6 Biaya perkantoran. Sumber Diah Wijayanti Sutha 20189 2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran Lokasi Kantor Terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, yaitu faktor keamanan, faktor lingkungan, dan juga faktor harga. Gedung Dalam hal ini faktor yang harus diperhatikan adalah suatu gedung bisa menjamin keamanan dan kesehatan para tenaga kerja, mempunyai fasilitas yang memadai, dan harga yang kompetitif. Maksud harga yang kompetitif disini adalah seimbang antara biaya dengan keuntungan yang didapatkan. Peralatan Perabot kantor terdiri dari meja, kursi, rak, lemari, dan lain sebagainya. Perlengkapan kantor terdiri dari kertas, pena, penghapus, penggaris, dan perlengkapan habis pakai lainnya. Interior Interior adalah penataan sedemikian rupa perabotan atau perangkat kantor yang berfungsi untuk menunjang dalam pelaksanaan kerja di ruang kantor, misalnya seperti penerangan, ventilasi, hiasan kantor, jendela, dan lain sebagainya. Mesin Kantor Mesin kantor ini harus disesuaikan dengan prosedur, metode, dan kebutuhan kantor. Karakteristik Administrasi Perkantoran Berikut ini merupakan beberapa karakteristik administrasi perkantoran yang harus kamu laksanakan. 1. Bersifat Pelayanan Pekerjaan yang ada di kantor mempunyai sifat pelayanan yang mempunyai fungsi untuk memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan untuk membantu pekerjaan lain, supaya bisa bisa berjalan dengan efektif dan efisien. Dalam suatu organisasi pekerjaan kantor tidak langsung bisa mendatangkan keuntungan, sebagaimana yang dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Tapi produksi atau penjualan tersebut bisa sukses dan mendatangkan keuntungan, jika pekerjaan kantor sukses memberikan pelayanan kebutuhan produksi atau penjualan. 2. Bersifat Terbuka dan Luas Bersifat dan luas disini maksudnya adalah pekerjaan kantor bisa dilakukan dimana saja tidak hanya sebatas di kantor saja. Namun bisa juga dilakukan di luar kantor sekalipun. Administrasi perkantoran dibutuhkan dimana saja dan dapat dilaksanakan dalam setiap bidang yang ada di organisasi. Misalnya seperti seorang petugas sensus melakukan kegiatan administrasi perkantoran yaitu melakukan pencatatan dengan mendatangi setiap rumah. 3. Dilakukan Semua Pihak Dapat dilakukan semua pihak disini maksudnya adalah administrasi perkantoran bisa dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan tertinggi sampai dengan tenaga kerja yang berada di jabatan paling rendah. Hal tersebut diakibatkan karena perembetan pekerjaan kantor ke setiap bagian organisasi. Walaupun pekerjaan kantor bisa dilakukan atau dikerjakan oleh sekelompok pegawai, misalnya tata usaha, namun pekerjaan tersebut akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Misalnya seperti seorang direktur yang menelpon kantor lain dengan maksud untuk menghimpun data dan informasi atau keterangan yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan atau sebaliknya menerima telpon dari kantor lain. Kemudian seorang mandor pabrik yang mencatat seluruh pegawai yang tidak masuk dan yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor pabrik. Selanjutnya seorang karyawan dengan posisi jabatan rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering juga memperoleh pekerjaan untuk mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. Terdapat beberapa asas administrasi perkantoran, diantaranya adalah sebagai berikut. 1. Asas Perencanaan Tentunya sebelum melakukan pekerjaan kantor harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu supaya bisa tercapainya tujuan yang sudah ditentukan. Perencanaan tersebut maksudnya adalah semua prosedur harus diatur dan juga ditentukan sebelum pelaksanaan. Supaya perencanaan bisa berjalan dengan baik, maka harus ditentukan dasar atau pedoman yang dibutuhkan untuk setiap jenis pekerjaan. 2. Asas Penyederhanaan Seluruh pekerjaan kantor harus bisa dilaksanakan dengan menggunakan cara yang sederhana dan mudah. Penyederhanaan ini berarti bahwa se-bisa mungkin menghindari penggandaan arsip yang berlebihan dan segala bentuk tumpang tindih dalam pelaksanaan pekerjaan. Seluruh pekerjaan yang tidak terlalu dibutuhkan atau tidak berkaitan dengan hasil kerja yang ingin diraih harus dihilangkan. Misalnya seperti, apabila terdapat 2 orang yang diberi tugas untuk memelihara arsip, sedangkan jumlah data atau berkas atau informasi yang harus di arsip tidak terlalu banyak yang sebenarnya bisa diurus oleh 1 petugas saja. 3. Asas Penggabungan Seluruh pekerjaan yang mempunyai persamaan atau berhubungan erat sebaiknya digabung. Misalnya seperti pada pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan dalam mengirimkan surat dapat ditugaskan kepada 1 orang pegawai saja. Manfaat Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran mempunyai beberapa peranan atau manfaat, yaitu sebagai berikut. Sebagai media komunikasi antar 2 pihak atau lebih yang sedang berhubungan bisnis atau jembatan historis untuk bisa membuktikan atau mengungkap kejadian yang sudah terjadi di masa penghubung semua asal dan tujuan dari setiap pihak dalam organisasi. Fungsi Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran mempunyai beberapa fungsi, yaitu sebagai berikut. 1. Fungsi Teknis Adalah fungsi yang mengaplikasikan ketrampilan dan berhubungan dengan teknologi dengan tujuan untuk memproduksi suatu informasi atau data. Misalnya seperti melalui komputer, mesin tik, dan fax. 2. Fungsi Rutinitas Pemeliharaan dan Duplikasi Adalah fungsi untuk melakukan berbagai kegiatan kearsipan dan penggandaan seperti fotocopy, scan, print, dan lain sebagainya. 3. Fungsi Manajerial Adalah fungsi yang dimana di dalam nya mengandung prinsip perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan juga pengawasan kepada setiap sumber daya manusia dan produksi yang ada serta proses kinerja yang dilakukannya. 4. Fungsi Interpersonal Adalah fungsi yang bisa menjadi dasar atau pedoman bagi pengevaluasian kerja sumber daya manusia yang berhubungan dengan promosi atau peningkatan karir demosi dan pemutusan hubungan kerja seorang pegawai. 5. Fungsi Analisis Adalah sebuah fungsi yang menjadikan seluruh proses administrasi sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan atau kebijakan oleh seorang pimpinan. 6. Fungsi Pengingat Adalah fungsi untuk mengingatkan pihak yang bersangkutan, yang berkaitan dengan suatu dokumen, baik yang tertulis atau pun elektronik akan suatu peristiwa penting. 7. Fungsi Validitas Adalah fungsi yang dapat memungkinkan suatu dokumen administrasi dapat dijadikan sebagai bukti dari suatu peristiwa atau transaksi jika dibutuhkan pada kemudian hari. Tujuan Administrasi Perkantoran Berikut in beberapa tujuan dari administrasi perkantoran. 1 Memberikan seluruh informasi atau keterangan yang lengkap dan jelas yang dibutuhkan oleh siapa saja, kapan dan dimana hal tersebut dibutuhkan untuk pelaksanaan kegiatan organisasi secara efektif dan efisien. 2 Memberikan dan membuat berbagai catatan dan laporan yang cukup dengan menggunakan biaya yang serendah mungkin. 3 Memberikan pelayanan pada semua keluhan dari pelanggan atau pertanyaan yang berasal dari pelanggan tentang prosedur dan kebijakan. 4 Memberikan bimbingan kepada para pegawai dalam mengatasi semua permasalahan yang sulit atau membantu menyelesaikan suatu perselisihanyang ada. 5 Membuat dan menerapkan kebijakan dalam organisasi serta memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen. 6 Melatih dan juga memberikan perintah kepada para pegawai untuk menjalankan tugasnya dengan baik. 7 Membuat laporan yang berkaitan dengan adanya aktivitas seperti penggajian, produksi atau pengiriman yang mempunyai tujuan untuk memverifikasi danjuga memantau aktivitas kerja dan berupaya untuk mengevaluasi kinerja. 8 Merekrut, mewawancarai, dan memilih pegawai. 9 Manafsirkan dan juga berupaya untuk mengkomunikasikan semua prosedur kerja dan juga kebijakan organisasi kepada setiap staff yang berkaitan. 10 Melakukan diskusi dengan pegawai tentang prestasi kerja. Hal tersebut untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya serta berupaya untuk menyelesaikan masalah yang sedang terjadi. Akhir Kata Demikianlah sedikit penjelasan tentang administrasi perkantoran. Semoga artikel ini bisa bermanfaat dan bisa menambah wawasan kamu. Jika ada kritik, saran, atau pertanyaan silakan sampaikan di kolom komentar. Terima kasih.

Pengertian peralatan kantor Pengantar Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut. Memilih Peralatan Kantor Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor. Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada. Macam-macam Peralatan Kantor Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu 1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb. 2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb. sumber; A PERLENGKAPAN KANTOR OFFICE EQUIPMENT Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha. 1 Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing Well dan Robinson adalah § Baki surat desk tray Kegunaan dari baki surat desk tray adalah alat untuk menyimpan surat agar surat tidak berantakkan. § Kalender meja desk calendar § Mistar ruler Kegunaan dari penggaris adalah untuk mengukur garis dalam melakukan pekerjaan. § Pena pens Kegunaan dari Pulpen adalah alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis. § Tangkai pena pens holder § Pensil pencil Kegunaan dari pensil adalah alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis. § Pensil warna colored pencil Pensil adalah perangkat kers yang digunakan untuk mengimplementasikan tulisan atau medium seni yang biasanya dibangun dari grafi dan tanah liat padat, pigmen inti dalam sebuah casing pelindung. § Penghapus pensil eraser Kegunaan dari penghapus adalah untuk menghapus dalam kesalahan tulis menulis. § Kertas isap blotter § Gunting Kegunaan dari gunting adalah alat untuk mengunting dalam suatu pekerjaan. § Stapler Biasanya alat ini terdiri dari dua macam yaitu penjepret kertas stapler dan pembuka isi stapler § Bak untuk jarum § Bak untuk karet gelang § Jepitan berkas binder Kegunaan dari penjepit kertas adalah alat untuk menyatukan menghimpun, mengumpulkan, mengelompokkan surat-surat dan lampiran-lampirannya, agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang. § Cap tanggalan band dater Kegunaan untuk mengcap tanggalan. § Bantalan cap stamp pad Kegunaannya untuk mengecap. § Formulir permintaan keperluan tulis menulis. 2 Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor yaitu a Mesin kartu berulang punched card machines b Mesin jumlah adding machines c Mesin hitung calculating machines Mesin hitung atau Kalkulator adalah alat di dalam kantor yang digunakan untuk menghitung dari perhitungan sederhana seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian sampai kepada kalkulator sains yang dapat menghitung rumus matematika tertentu. Pada perkembangannya sekarang ini, kalkulator sering dimasukkan sebagai fungsi tambahan daripada handphone , komputer bahkan sampai jam tangan. d Mesin tulis typewriter Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas. e Mesin pengganda reproducing machines Mesin stensil adalah suatu mesin di dalam kantor untuk mencetak dalam jumlah banyak dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi, contohnya untuk memperbanyak formulir, brosur, selebaran, kertas ujian, dan lain-lain Fungsi mesin pengganda surat pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya pelayanan sesegera mungkin secara optimal f Mesin label labeling machines g Mesin pembuka sampul surat letter openers Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampul. h Mesin penomor numbering machines i Mesin penghimpun lembar stensil collator j Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul folding machine and mail inserter k Mesin perekam tape recorder, dictaphone, transcriber l OHP over head Projector Salah satu cara menyajikan materi dengan lebih jelas adalah dengan menggunakan LCD Liquid Crystal Display , yaitu suatu mesin yang digunakan untuk menayangkan suatu materi , baik bergambar maupun teks termasuk juga dengan suara guna untuk memperjelas penyampaian . m Mesin fotokopi. Mesin foto copy merupakan suatu alat penggandaan secara praktis karena setiap saat bisa di perlukan dan dapat di lakukan penggandaan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relative singkat sesuai dengan kebutuhan , tanpa merusak bahan aslinya. Dengan kata lain , foto copy merupakan bagian dalam penyalinan . Kegiatan ini dilakukan dengan cara pemotretan , melalui proses kimiawi atau dengan mmpergunakan tenaga jasmani .  Jenis-jenis perlengkapan kantor • Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu 1 Barang habis pakai Yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai atau tidak tahan lama, hal ini mengandung arti bahwa barang ini habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya a. Kertas Kegunaan dari kertas adalah untuk mencatat semua kegiatan yang berkaitan dengan proses administrasi. b. Tinta Kegunaannya cairan tinta adalah untuk mengisi printer. c. Karbon Karbon adalah suatu alat didalam kantor yang dipergunakan untuk melapisi kertas yang akan dibuat sama dalam jumlah yang cukup besar. d. Pensil Kegunaan dari pensil adalah alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis. e. Map Kegunaan dari stopmap adalah untuk menyimpan surat-surat, naskah-naskah atau catatan-catatan yang biasanya dalam proses atau hanya untuk sementara. f. Amplop Kegunaan dari amplop adalah untuk menyimpan/ mengirim suatu hal dalam pekerjaan, misalnya mengirim surat dapat menggunakan amplop dan hal yang lainnya. g. Klip atau penjepit kertas Kegunaan dari penjepit kertas adalah alat untuk menyatukan menghimpun, mengumpulkan, mengelompokkan surat-surat dan lampiran-lampirannya, agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang. h. Penghapus Kegunaan dari penghapus adalah untuk menghapus dalam kesalahan tulis menulis. i. blangko surat dan sebagainya. 2 Barang tidak habis pakai Yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalaM pemakaiannya. Misalnya a. Mesin tik Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas. b. Perforator Berdasarkan fungsi dan banyaknya lubang, alat pelubang kertas dapat digolongkan menjadi tiga. 1. Pelubang kartu, memiliki satu buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi kartu nama, kartu perpustakaan dan lain-lain. 2. Pelubang kertas, memiliki dua lubang dan dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhechter 3. Pelubang kertas pajang, memiliki lima buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan dalam binders ring. c. Gunting Kegunaan dari gunting adalah alat untuk mengunting dalam suatu pekerjaan. d. Lemari arsip Lemari kantor adalah suatu alat didalam kantor yang diguakan untuk menyimpan dokumen sehingga mempermudah menemukkan dokumen kembali secara cepat dan benar e. Pesawat telepon f. Penggaris Kegunaan dari penggaris adalah untuk mengukur garis dalam melakukan pekerjaan. g. Hecter atau stepler Biasanya alat ini terdiri dari dua macam yaitu penjepret kertas stapler dan pembuka isi stapler h. OHP over head proyektor Salah satu cara menyajikan materi dengan lebih jelas adalah dengan menggunakan LCD Liquid Crystal Display , yaitu suatu mesin yang digunakan untuk menayangkan suatu materi , baik bergambar maupun teks termasuk juga dengan suara guna untuk memperjelas penyampaian .Macam – macam tombol LCD yaitu Power ,Input rgb , input video , Freeze , Volume , Auto set up , Zoom , Menu ,Shutter , Std , index Windows . i. Gunting dan lain – lain. • Barang tidak bergerak misalnya tanah, gedung, bangunan dan sebagainya.  Istilah-istilah perlengkapan kantor a. Bekal kantor office supplies Bekal kantor office supplies adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama. Misalnya kertas, karbon, , mesin tik, tinta dan sebagainya. Contoh bekal klantor \ b. Mesin-mesin kantor office machine Mesin-mesin kantor office machine adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dan sebagainya. – Macam-macam mesin kantor antara lain a. Mesin tik type writer b. Mesin hitung calculating machine b. Mesin pengganda dokumen Duplicator/copier c. Mesin dikte Dictating Machine d. Mesin keperluan surat menyurat Mailing equipment e. Mesin komunikasi Comunication Equipment c. Peralatan kantor office appliances Peralatan kantor office appliances adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha. Misalnya peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor ATK. d. Perabot kantor Office Furniture Perabot kantor Office Furniture adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi perkantoran. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb. – Perabot kantor tempelan office fixture adalah perabot kantor yang telah melekat menjadi satu dengan bangunan lain dalam kantor. Misalnya lemari yang telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding. – Macam-macam perabot yang paling utama adalah 1 Meja tulis, meja mesin tik 2 Kursi dan meja komputer 2 Lemari yang dapat dikunci 4 Rak buku/arsip 3 Box, peti kayu. 4 Hiasan kantor Office Ornament Hiasan kantor Office Ornament adalah benda-benda kantor yang pada umumnya bertujuan untuk menambah kenyamanan dalam kantor dan untuk menambah suasa yang menyenangkan di dalam lukisan/gambar-gambar, vas bunga, akuarium, lampu hias, foto, dekorasi, pot – pot, kolam, taman dan benda – benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor. 5 Pesawat kantor Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang membantu kegiatan komunikasi di kantor. – Jenis-jenis pesawat kantor Jenis-jenis atau macam-macam pesawat komunikasi di antaranya sebagai berikut. 1 Interkom 2 Telepon 3 Handphone 4 Switch board 5 Loudspeaking telephone 6 Telephone autolering machines 7 Dictaphone 8 Teleks 9 Faksimile. g. Alat Bantu peraga audio visual aids Alat Bantu peraga audio visual aids adalah alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara pendengar dan penyaji . Contoh – contoh alat bantu peraga a. Tape recorder b. VCD/DVD player c. Radio d. Televisi e. Slide projector f. Film g. Over head projector h. Proyektor LCD i. Chalk board dan white board j. Grafik dll sumber; MATERI MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR MATERI 1 PENGGUNAAN MESIN-MESIN KOMUNIKASI A. PENGGUNAAN INTERKOM/AIPHONE Pengertian intercom/aiphone Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam. Fungsi intercom Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor Menghindari mondar-mandirnya para pegawai Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai Sebagai media informasi Sebagai media pengetahuan Sebagai media hiburan Cara mengoperasikannya Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut Intercom yang digunakan di kantor-kantor 1 Angkat gagang telepon 2 Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud 3 Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut 4 Lakukan pembicaraan Intercom yang digunakan pada masyarakat umum luas 1 Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat 2 Pilih atau cari saluran yang kita tuju 3 Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju PENGGUNAAN TELEPON Pengertian telepon Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Macam-macam pesawat telepon Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah PMBX Private Manual Brand Xchange yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator PABX Private Automatic Brand Xchange yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator Cara penggunaan telepon Penggunaan telepon untuk percakapan local Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international PENGGUNAAN HANDPHONE Pengertian handphone Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan maupun tulisan. Macam-macam merk handphone Sony ericsson Nokia Motorola Samsung LG Cara menggunakan handphone Cara mengirim berita 1 Tekan tombol yang dituju 2 Mulailah pembicaraan 3 Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No Cara menerima berita 1 Tekan tombol yes 2 Dengarkan pembicaraan 3 Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai Cara pengisian pulsa Secara umum pengisian pulsa dapat dilakukan Dengan menggunakan kartu ada kartu prabayar dan pasca bayar Dengan electronic PENGGUNAAN SWITCHBOARD Pengertian switchboard Adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain. Macam-macam switchboard Switchboard dengan system telepon kunci Switchboard dengan system perburuan Keuntungan dan kelemahan switchboard Keuntungannya 1 Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri 2 Menghemat waktu, tenaga dan biaya 3 Dapat berhubungan dengan pihak luar Kelemahannya 1 Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator 2 Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada perusahaan tersebut PENGGUNAAN PENJAWAB TELEPON Pengertian penjawab telepon Adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan secara efektif dan efisien Keuntungan dan kelemahan mesin penjawab telepon Keuntungannya 1 Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar 2 Dapat merekam dari dua arah 3 Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan 4 Dapat memanggil di mana saja kita berada Kelemahannya Yaitu terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali. PENGGUNAAN TELEX Pengertian telex Adalah suatu alat pengirim berita jarak jaug atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar negeri. Bagian-bagian dan fungsi telex Rol kertas yang berfungsi untuk mengetik naskah yang akan dikirim. Papan tuts yaitu tempat tuts-tuts mesin itu disusun. Rol pita kertas berfungsi untuk merekam hasil ketikan dari berita yang telah ditentukan Cara menggunakan telex Kegiatan merekam 1 Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan 2 Ketik naskah yang akan dikirim 3 Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara – Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang. – Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek Kegiatan mengirim 1 Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim 2 dDikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang berkode “0” 3 Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim 4 Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali 5 Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai PENGGUNAAN FAKSIMILE Pengertian facsimile Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh. Fungsi facsimile Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan Untuk menerima informasi dari berbagai tempat Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan untuk 1 Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar 2 Mencetak sampai beberapa lembar kopi 3 Menyimpan berbagai alamat Keuntungan facsimile Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas Waktu yang lebih cepat Data yang akurat Hemat tenaga dan biaya Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya Cara pengoperasian facsimile Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan Tekan tombol YES Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board Lalukan pengkopian PENGGUNAAN MESIN DIKTE Pengertian mesin dikte Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte merupakan mesin kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat-lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai. Fungsi mesin dikte Untuk mencatat atau merekam hal-hal yang berkenaan dengan penugasan yang diberikan pimpinan kepada bawahan Untuk mendiktekan surat-surat dengan cepat yang dilakukan oleh seorang pegawai Cara menggunakannya Untuk printer 1 Tekan tombol power 2 Tekan tombol printer Untuk facsimile 1 Tekan tombol power 2 Tekan nomor facsimile yang dituju 3 Tunggu jawaban Untuk scanner 1 Tekan tombol power 2 Tekan perintah scanner PENGGUNAAN MESIN MICROFILM, TRANSPARANCY MAKER, DAN OHP PENGGUNAAN MESIN MIKROFILM Pengertian mesin microfilm Menurut ensiklopedi administrative diartikan microfilm yaitu film berukuran 8 atau 16 milimeter yang dipergunakan untuk mengawetkan warkat-warkat yan pada akhirnya akan rusak apabila disimpan terlalu lama apalagi di bawah udara yang berubah-ubah. Bentuk-bentuk microfilm Microfilm roll 1 Roll film ukuran 16 mm x 100 feet 2 Roll film ukuran 35 mm x 100 feet Microfilm jaket Berupa strip film yang berisi 12 frame yang dimasukkan ke dalam kantong plastic ukuran 4 x 6 inci yang dapat memuat 5 jalur atau 12 x 5 = 60 arsip. Microfiche 1 Microfiche yang dibuat langsung dengan microfiche camera processor 2 Microfiche yang dibuat secara tidak langsung yaitu dengan menduplikasikan microfilm jaket menjadi mikrifiche memakai peralatan microfilm duplicator Microfilm aparatur card Berbentuk lembaran film yang berukuran 35 mm. Microfilm cartridge Bentuknya seperti roll film tetapi berada dalam kotak dengan film berukuran 16 mm x 100 feet. Macam-macam peralatan microfilm Camera berfungsi untuk memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film Prodessor berfungsi untuk memproses atau mencuci film-film yang sudah berisi arsip sebagai hasil kerjaan kamera Duplicator berfungsi untuk mengadakan atau membuat kopi film Reader berfungsi untuk membaca microfilm melalui layar monitor seperti layar televise Reader printer, tidak saja dipakai sebagai alat baca tetapi juga untuk mencetek kembali microfilm yang dibaca ke dalam bentuk kertas dengan berbagai ukuran PENGGUNAAN TRANSPARANCY MAKER Transparancy ada dua jenis yaitu Intra red dengan ciri-ciri Salah satu sudutnya terpotong Warna transparansi tidak bening agak buram Tulisan atau gambar tidak dapat dihapus Harus menggunakan alat transparancy maker waktu menulis atau menggambar Write on dengan ciri-ciri Transparansi warnanya bersih atau bening Lembar transparansi bisa langsung ditulisi Dapat dihapus Cara menggunakan transparency maker adalah Tulis atau ketik materi yang akan dipresentasikan di atas kertas HVS ukuran kuarto, dengan batas luar 2 cm dari atas dan bawah, kanan dan kiri Kemudian kertas difotokopi dengan mesin fotokopi Xerox atau merk lainnya Letakkan hasil fotokopi di atas lembar transparansi dan yang terpotong sudutnya diletakkan di kanan atas Atur tombol menurut terang/gelap, hasil yang diinginkan Tempatkan materi/bahan di tengah mesin dan masukkan dengan sedikit didorong ke dalam PENGGUNAAN OHP OVERHEAD PROJEKTOR Keunggulan OHP antara lain Gambar atau tulisan dapat diperbesar dengan perbandingan 1,5 sampai 2 kali dari aslinya Terdapat tombol pengatur focus pencahayaan Refleksi lensa dapat diatur Bila lampu mati, ada lampu cadangan yang secara otomatis dapat menyala Di samping itu OHP juga memiliki keuntungan yaitu Mudah penggunaannya Dapat menjelaskan sesuatu sambil bertatap muka dengan hadirin atau peserta Menghemat waktu Tidak perlu dipadamkan ketika pembicara memberikan penjelasan sehingga peserrta mudah melakukan pencatatan MATERI 2 PENGGUNAAN MESIN-MESIN PENGGANDAAN KOMPETENSI DASAR 2 Mengoperasikan Peralatan INDIKATOR PEMBELAJARAN Peralatan dipergunakan sesuai prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan diidentifikasi se-cara benar dan mengambil tindakan perbaikan sesuai instruksi penggunaan PENGGUNAAN MESIN STENSIL Mesin stensil manual Memiliki ciri-ciri yaitu Digerakkan dengan tenaga manusia Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai sheet master Ukuran kertas maksimum ialah folio 8,5 inci x 13 inci Mesin stensil listrik Keuntungan mesin stensil listrik jika dibandingkan dengan mesin stensil manual adalah Hasil penggandaan tampak lebih bagus Pengoperasian mesin lebih mudah Tinta yang diperlukan lebih irit Tenaga yang diperlukan lebih ringan PENGGUNAAN MESIN PEREKAM STENSIL SHEET ATAU SCANNER Bagian-bagian mesin scanner Di bawah ini merupakan bagian-bagian mesin scanner dengan merk Gestetner tipe 455 Rol pemasang sheet Rol pemasang warkat yang akan disalin Jarum scanner atau jarum percikan api Tempat memasang jarum Tombol untuk menghidupkan mesin ON Tombol untuk mematikan mesin OFF Tombol pengatur panasnya sinar Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan yang terdiri atas enam angka yaitu 0-5. Tombol pengatur pemutar warkat Cara kerja mesin scanner Bahan gandaan yang asli dan gandaan induk dipasang pada silinder mesin scanner yang asli di sebelah kiri dan stensilnya di sebelah kanan. Warkat berputar dan disoroti dengan sinar listrik yang terus tembus pada lembaran induk. Alat peraba di sebelah kiri meraba bahan gandaan sebelah kanan dan pada saat yang sama pula sebuah stylus memindahkan gandaan pada lembaran induk stensil berupa lubang-lubang yang sama dengan huruf dan tanda pada naskah asli. Huruf-huruf pada warkat itu lebih banyak menyerap panas dan akan menimbulkan salinan-salinan sesuai dengan tulisan aslinya. PENGGUNAAN MESIN SPIRIT DUPLICATOR Mesin ini dapat memperbanyak warkat dalam jumlah yang banyak sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan. Langkah-langkah operasional Pasanglah lembaran induk pada silinder mesin. Rekam karbon yang terbalik negative berada di luar Angkat tempat cairan dan balikkanlah pada tempatnya Putarlah silinder berulang-ulang untuk membasahi master copynya Masukanlah kertas pada tempatnya di bagian belakang Buatlah kopi sebagai percobaan Atur letak kertas dengan tepat Putarlah sekian kali menurut kebutuhan Setelah selesai memutar lepaskanlah master copynya Tutuplah mesin dengan rapi PENGGUNAAN MESIN FOTO KOPI Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi terdapat system zoom, system reduction, system fullsize, dan system document feeder System zoom Adalah system fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari aslinya System reduction Adalah system fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya System fullsize Adalah system fotokopi yang hasil kopinya sesuai atau sama dengan aslinya System document feeder Adalah system fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman FRIPORT ATAU RISOGRAPH Keunggulannya yaitu Berkemampuan sampai 120 lembar per menit Dapat mengkopi dengan menggunakan kertas tipis 46 gram hingga kertas tebal 210 gram dengan menggunakan master khusus yang dibuat pada mesin itu juga secara elektronik Dapat memperbesar atau memperkecil, menggabung dua original dan tintanya dapat diganti warna menurut selera Efisien untuk mengganda dalam jumlah besar dan tenaga listrik yang diperlukan kurang dari 500 watt TERMOCOPIER Juga disebut thermoflax. Berguna untuk Membuat master spirit duplicator menggunakan thermo master unit Membuat transparency film untuk OHP menggunakan infrared transparency film Melaminasi dokumen dengan menggunakan laminating film OFFSET Macam-macam mesin offset Offset kecil Offset sedang Offset besar MATERI 3 MEMELIHARA PERALATAN KANTOR KOMPETENSI DASAR 3 Memelihara Peralatan INDIKATOR PEMBELAJARAN atau sumber daya dipelihara sesuai instruksi penggunaan Pemeliharaan dilakukan agar peralatan memenuhi persyaratan dari pabrik Pencatatan pemeliharaan di-lakukan sesuai instruksi penggunaan dan sumber daya disimpan sesuai instruksi penggunaan KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA Pengertian keselamatan dan kesehatan kerja adalah aturan-aturan yang berkaitan dengan keselamatan dan kesehatan kerja yang ditujukan untuk mencegah dan melindungi tenaga kerja dari risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja. FACTOR PENYEBAB DAN AKIBAT KECELAKAAN KERJA Kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi pada saat seseorang mengoperasikan alat kerja atau alat produksi antara lain sebagai berikut Pekerja yang bersangkutan belum terampil atau belum mengetahui cara menggunakan alat-alat tersebut Pekerja tidak hati-hati, lalai, dalam kondisi terlalu lelah atau dalam keadaan sakit Tidak tersedia alat-alat pengaman Alat kerja atau alat produksi yang digunakan dalam keadaan tidak baik atau tidak layak pakai Bencana kecelakaan kerja tersebut dapat menimbulkan korban dan kerugian dalam bentuk Pekerja atau orang lain meninggal atau luka Alat produksi rusak Bahan baku dan bahan produksi lainnya rusak Bangunan terbakar atau roboh Proses produksi terhenti atau terganggu RUANG LINGKUP DAN TUJUAN K3 Berdasarkan ketentuan pasal 2 Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 bahwa yang diatur dalam Undang-undang nomor 1 Tahun 1970 ialah keselamatan kerja dalam segala tempat kerja baik di darat, di dalam tanah, di permukaan air, di dalam air maupun di udara yang berada di dalam wilayah kekuasaan hukum Republic Indonesia. Tujuan dan sasaran Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 tentang keselamatan kerja antara lain Agar tenaga kerja dan setiap orang lainnya yang berada dalam tempat kerja selalu dalam keadaan selamat dan sehat Agar sumber-sumber produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien Agar proses produksi dapat berjalan secara lancer tanpa hambatan apapun MENJAGA K3 ALAT KERJA Penggunaan alat kerja harus selalu memperhatikan beberapa hal antara lain sebagai berikut Penggunaan alat harus sesuai dengan pletunjuk penggunaanya Alat-alat kerja dipakai sesuai dengan peruntukannya Penggunaan alat harus disesuaikan dengan kemampuan atau daya kerja alat tersebut. Setiap pegawai yang akan mempergunakan alat-alat telah memiliki keahlian dan terampil dalam menggunakan alat tersebut Setiap pegawai telah mengerahui kelebihan klelemahan dan bahaya yang mungkin timbul sebagai akibat dasri alat kerja yang dipakai Agar alat kerja selalu dalam keadaan baik dan saat dipakai dapat bekerja dengan baik maka selalu memerlukan pemeliharaan dan perawatan secara rutin. Pada waktu tertentu alat-alat perlu diservis, direparasi dasn diganti komponen-komponennya yang sekiranya perlu segera diperbaharui LANGKAH-LANGKAH PERAWATAN UMUM MESIN TIK/ALAT KANTOR Pemeliharaan dan perawatan barang Manfaatnya yaitu Barang-barang akan terpeliharaw dengan baik sehingga jarang terjadi kerusakan Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat Menghindari kehilangan karena terkontrol terus Menghindari penyimpanan yang tidak teratur Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik Macam-macam pemeliharaan atau perawatan barang Menurut kurun waktu 1 Pemeliharaan sehari-hari 2 Pemeliharaan berkala Menurut jenis barang 1 Barang bergerak 2 Barang tidak bergerak Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor Selalu membersihkan barang secara teratur Selalu memperbaiki barang yang rusak Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing Selalu menyimpan kembali barawng yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan gaik dan benar Selalu mengoperasikan atau menggunakan barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya Pemeliharaan mesin-mesin kantor Pengurusan pemeliharaannya daplat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut Kontrak pemeliharaan Servis perorangan Servis kantor company operated service Langkah-langkah perawatan mesin kantor Mesin tik manual 1 Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap yang halus 2 Bersihkan jari-jari tuts dengan mempergunakan sikat yang halus 3 Periksa semua kunci apakah semua dalam keadaan normal 4 Bersihkan penggulung kertas dengan membuka penutup silinder 5 Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan menggunakan minyak mesin tik 6 Periksa pita mesin tik aopakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai 7 Apabila mempergunakan cairan penghapus, mulailah mengetik lagi aplabila penghapus itu benar-benar telah mongering Mesin tik listrik 1 Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik 2 Periksa lebih dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan normal 3 Sebelum mulai mengetik bebaskan dahulu semua kunci 4 Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik 5 Tenaga yang diperlukan disesuaikan dengan alilran listrik rumah atau kantor 6 Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak 7 Tutuplah mesin menggunakan penutup mesin Mesin pelubang kertas 1 Bersihkan pelubang itu setiap saat 2 Pakailah sedikit minyak pada tempat-tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak 3 Bukalah penutup pelubang kertas yang ada di bawah apabila potongan kertas yang ada di dalamnya sudah penuh 4 Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin pelubang kertas tersebut Mesin penomor 1 Bersihkan bak tinta 2 Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak 3 Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus 4 Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap pbersih sehingga apabila digunakan tidak mengotori kertas Mesin penjepret kertas 1 Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dasn perut kawat jepret 2 Apabila dipandang perlu, olesi dengan sedikit minyak plada as penjepret kertas 3 Pakailah untuk menjepret waekat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut Mesin pemotong kertas 1 Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat 2 Minyakilah mesin pada tempat tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan 3 Pergunakan mesin sesuai dengan kemampuannya Mesin stensil manual 1 Bersihkan body mesin dengan menggunakan lap yang bersih 2 Bersihkan baki kertas dan baki penadah 3 Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa-sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah kanan dan kirpi 4 Bersihkan semua kotoran yang melekat plada bagian mesis setelah penyetensilan Mesin stensil listrik 1 Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan lap yang bersih 2 Bersihkan baki kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang menempel 3 Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin dalam posisi off 4 Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin 5 Pada tempat-tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak 6 Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil LANGKAH-LANGKAH MEREPLACE/REFILL SPAREPART/SUPPLIES BERDASARKAN MANUAL BOOK Langkah-langkah replacement/perbaikan Buatlah jadwal rutin kegiatan perbaikan Catatlah alat-alat dan mesin kantor yang akan diperbaiki kemudian tandailah atau pisahkan dengan alat yang tidak akan diperbaiki Tentukan bagian-bagian apa saja yang akan diperbaiki atau yang harus diganti Prediksi jumlah biaya yang akan dikeluarkan untuk rencana perbaikan Tentukan siapa yang akan menjadi pelaksana perbaikan Pastikan alat-alat dan mesin kantor yang diperbaiki selalu mendapatkan garansi jika pelaksana perbaikan diserahkan ke pihak lain Langkah-langkah mengganti suku cadang/refill sparepart Yang perlu diperhatikan adalah Bagian-bagian suku cadang yang akan diganti harus memenuhi persyaratan teknis sesuai dengan yang tertuang dalam buku petunjuk dari merek dan jenis barang yang akan diperbaiki Suku cadang baru harus sesuai dengan kondisi suku cadang yang diganti Pada saat mengganti komponen suku cadang haruslah tepat, baik cara pemasangannya maupun letak dan posisi alat sehingga tidask menyebabkan alat menjadi kurang berfungsi dengan sempurna bahkan menjadi tidak berfungsi Pemasangan suku cadang dari alat yang diganti haruslah dilakukan oleh ahlinya dan memiliki kemampuan teknis Suku cadang baru harus memenuhi kualifikasi standar dari pabrik sehingga dapat memenuhi syarat-syarat dari segi kualitas, kemampuan, daya kerja, kapasitas dan sebagainya Penggantian suku cadang dan persediaannya selalu dibeli dan diperoleh dari agen resmi dari jenis dan merek barang yang dipakai Sumber

menerapkan dan menggunakan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi